Versie 1.0 — Laatst bijgewerkt: 22 april 2026
Algemene Voorwaarden ProofAI
Artikel 1 — Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- ProofAI: Carlos Esteban Olarte Pelaez, handelend onder de naam ProofAI, gevestigd in Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42064101, BTW-nummer NL005467413B98.
- Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en die een Overeenkomst met ProofAI aangaat.
- Dienst: de online compliance-check-tool ProofAI, toegankelijk via https://proofai.nl, inclusief alle daaraan gerelateerde functionaliteiten zoals de Quick Scan, AI-inventaris, risicoclassificatie, document-generator en compliance-dossier.
- Overeenkomst: de overeenkomst tussen ProofAI en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Dienst.
- Abonnement: het maandelijkse of jaarlijkse abonnement waarmee de Klant toegang krijgt tot de betaalde functionaliteiten van de Dienst.
- Account: de persoonlijke omgeving van de Klant binnen de Dienst, beveiligd met inloggegevens.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding, offerte en Overeenkomst tussen ProofAI en de Klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.2 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3 Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op overeenkomsten met Klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (B2B). Zij zijn niet van toepassing op consumenten.
2.4 Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. ProofAI en de Klant zullen dan in overleg treden om een nieuwe bepaling overeen te komen die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling komt.
Artikel 3 — Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een Abonnement afsluit via de Dienst en de betaling is verwerkt.
3.2 Voordat de Overeenkomst tot stand komt, moet de Klant deze algemene voorwaarden en het privacybeleid hebben geaccepteerd.
3.3 ProofAI behoudt zich het recht voor een bestelling of aanvraag zonder opgaaf van reden te weigeren.
Artikel 4 — De Dienst
4.1 ProofAI biedt een online Dienst waarmee de Klant zijn AI-gebruik kan inventariseren, classificeren volgens de EU AI Act, en compliance-documenten kan genereren.
4.2 De Dienst is een informatief hulpmiddel. De door de Dienst gegenereerde classificaties, rapporten en documenten vormen geen juridisch advies. De Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
4.3 ProofAI streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de Dienst, maar garandeert geen specifiek beschikbaarheidspercentage. Voor gepland onderhoud zal ProofAI de Klant vooraf informeren.
4.4 ProofAI heeft het recht de Dienst en haar functionaliteiten van tijd tot tijd aan te passen, uit te breiden of te wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de EU AI Act of andere relevante wetgeving.
Artikel 5 — Prijzen en betaling
5.1 De prijzen voor het Abonnement bedragen:
- €99 per maand (maandelijks abonnement), of
- €79 per maand bij jaarlijkse vooruitbetaling (€948 per jaar).
5.2 Alle prijzen zijn exclusief BTW. Voor Nederlandse Klanten wordt 21% BTW in rekening gebracht.
5.3 Betaling verloopt via Stripe en kan plaatsvinden via iDEAL of creditcard.
5.4 Bij een maandelijks Abonnement wordt iedere maand automatisch geïncasseerd op de dag van de maand waarop het Abonnement is gestart. Bij een jaarlijks Abonnement wordt eenmaal per jaar vooruit geïncasseerd.
5.5 ProofAI is gerechtigd de prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk (via e-mail) aangekondigd. De Klant heeft in dat geval het recht het Abonnement kosteloos te beëindigen tegen de ingangsdatum van de prijswijziging.
5.6 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat nadere ingebrekestelling vereist is. ProofAI is alsdan gerechtigd:
- de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) in rekening te brengen;
- buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten;
- de toegang tot de Dienst op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
Artikel 6 — Looptijd en opzegging
6.1 Het maandelijks Abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan per maand worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
6.2 Het jaarlijks Abonnement wordt aangegaan voor de duur van 12 maanden en wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van 12 maanden, tenzij de Klant uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk opzegt.
6.3 Opzegging gebeurt via een e-mail naar info@proofai.nl of via de daarvoor bestemde functie in het Account.
6.4 Bij tussentijdse opzegging van een jaarlijks Abonnement vindt geen restitutie van reeds betaalde bedragen plaats, tenzij de opzegging het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van ProofAI die na ingebrekestelling niet binnen redelijke termijn is hersteld.
6.5 Na beëindiging van de Overeenkomst worden de Klantgegevens (AI-inventaris, gegenereerde documenten, accountgegevens) gedurende 30 dagen bewaard, zodat de Klant nog de mogelijkheid heeft om zijn data te exporteren. Na die 30 dagen worden alle persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van gegevens die ProofAI wettelijk verplicht is te bewaren (zoals factuurgegevens — 7 jaar).
Artikel 7 — Rechten en plichten van de Klant
7.1 De Klant is verantwoordelijk voor het juist en volledig invoeren van informatie over zijn AI-gebruik. ProofAI kan de kwaliteit van de gegenereerde output niet waarborgen bij onvolledige of onjuiste input.
7.2 De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van zijn inloggegevens en voor alle activiteiten die onder zijn Account plaatsvinden.
7.3 Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor:
- illegale activiteiten;
- het onrechtmatig verwerken van persoonsgegevens;
- reverse engineering, decompileren of op andere wijze de broncode van de Dienst trachten te verkrijgen;
- het aanbieden van de Dienst aan derden zonder schriftelijke toestemming van ProofAI.
7.4 De Klant exporteert zijn data tijdig voor beëindiging van de Overeenkomst. ProofAI is op verzoek bereid een export in een gangbaar formaat (JSON of PDF) te leveren conform artikel 20 AVG.
Artikel 8 — Intellectueel eigendom
8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, waaronder de software, algoritmes, templates, risico-classificatielogica en ontwerp, berusten uitsluitend bij ProofAI.
8.2 De Klant verkrijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst ten behoeve van zijn eigen organisatie.
8.3 De door de Dienst ten behoeve van de Klant gegenereerde rapporten en documenten behoren toe aan de Klant. De Klant mag deze vrij gebruiken binnen zijn organisatie en delen met zijn accountant, DPO, toezichthouders en klanten.
8.4 De door de Klant in de Dienst ingevoerde data (zoals informatie over zijn AI-systemen, bedrijfsgegevens en antwoorden op vragen) blijft eigendom van de Klant.
8.5 ProofAI is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde data afgeleid uit het gebruik van de Dienst te verwerken voor statistische doeleinden, productverbetering en onderzoek, zonder dat dit herleidbaar is tot een specifieke Klant.
8.6 ProofAI mag de naam en het logo van de Klant uitsluitend gebruiken in marketing- en referentiemateriaal na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Klant.
Artikel 9 — Persoonsgegevens en verwerking
9.1 ProofAI verwerkt persoonsgegevens conform het privacybeleid dat is te raadplegen op https://proofai.nl/privacy en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9.2 Voor zover de Klant via de Dienst persoonsgegevens verwerkt waarvoor hij verwerkingsverantwoordelijke is, treedt ProofAI op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. In dat geval wordt een verwerkersovereenkomst (DPA) aangeboden die onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.
9.3 ProofAI maakt gebruik van sub-verwerkers voor de uitvoering van de Dienst. Een actuele lijst van sub-verwerkers is beschikbaar op verzoek of via het privacybeleid.
9.4 ProofAI zal de Klant minimaal 30 dagen van tevoren informeren over een voorgenomen wijziging in de sub-verwerkers. De Klant heeft dan het recht bezwaar te maken. Bij gegrond bezwaar heeft de Klant het recht de Overeenkomst te beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
Artikel 10 — Aansprakelijkheid
10.1 ProofAI is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst.
10.2 De totale aansprakelijkheid van ProofAI per kalenderjaar is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ProofAI heeft betaald onder de Overeenkomst.
10.3 ProofAI is niet aansprakelijk voor:
- indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen;
- boetes opgelegd aan de Klant door toezichthouders;
- schade voortvloeiend uit het handelen of nalaten van de Klant op basis van door de Dienst gegenereerde informatie;
- schade veroorzaakt door overmacht (waaronder storingen bij sub-verwerkers);
- schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige invoer door de Klant.
10.4 De Klant erkent en aanvaardt dat de Dienst een informatief hulpmiddel is en geen vervanging voor juridisch advies. De Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor naleving van de EU AI Act en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
10.5 De beperking van aansprakelijkheid geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ProofAI.
Artikel 11 — Overmacht
11.1 Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid die buiten de invloedssfeer van ProofAI ligt en die de nakoming van de Overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder storingen bij sub-verwerkers, DDoS-aanvallen, internetstoringen, overheidsmaatregelen, pandemieën en natuurrampen.
11.2 Tijdens overmacht worden de verplichtingen van ProofAI opgeschort. Indien de overmachtssituatie langer duurt dan 60 dagen, hebben beide partijen het recht de Overeenkomst te beëindigen zonder dat schadevergoeding verschuldigd is.
Artikel 12 — Geheimhouding
12.1 Beide partijen zullen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst ontvangen, geheim houden en uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt.
12.2 Onder vertrouwelijke informatie wordt onder meer verstaan: bedrijfsgegevens, klantlijsten, technische informatie, en alle andere informatie waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kenbaar is.
12.3 Deze geheimhoudingsplicht geldt voor onbepaalde tijd, ook na beëindiging van de Overeenkomst.
Artikel 13 — Wijziging van de voorwaarden
13.1 ProofAI heeft het recht deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen.
13.2 Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via e-mail of via de Dienst.
13.3 Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijziging, heeft hij het recht de Overeenkomst kosteloos te beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
Artikel 14 — Toepasselijk recht en geschillen
14.1 Op deze algemene voorwaarden en op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
14.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met de Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
14.3 Partijen zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen het geschil in onderling overleg te beslechten.
Artikel 15 — Slotbepalingen
15.1 Deze algemene voorwaarden treden in werking op 22 april 2026 en blijven van kracht totdat zij worden gewijzigd of ingetrokken.
15.2 ProofAI kan rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een derde, bijvoorbeeld in geval van een overname. ProofAI zal de Klant hierover informeren.
15.3 De Klant kan zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ProofAI.
Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld voor ProofAI als eenmanszaak in Nederland. Voor specifieke juridische vragen of grote klanten wordt aanbevolen deze voorwaarden te laten reviewen door een gespecialiseerde advocaat.
Contact
Voor vragen over deze algemene voorwaarden, commerciële vragen, opzegging of klachten kunt u contact opnemen via:
ProofAI (eenmanszaak in oprichting)
Carlos Esteban Olarte Pelaez
Bij datalekken of urgente privacy-vragen: reactie binnen 72 uur.